PARTICIPE zoekt een Secretaresse Bestuur en Directie voor 32 uur per week

Ben jij een organisatietalent dat graag vooruitdenkt en overzicht creëert? Word jij blij van een goed georganiseerde agenda, soepel lopende vergaderingen en collega’s die dankzij jou hun werk goed kunnen doen? Dan zoeken wij jou!

Als secretaresse ondersteun je de bestuurder en de directeur van Participe. Je zorgt ervoor dat hun agenda’s kloppen, afspraken goed voorbereid zijn en overleggen soepel verlopen. Je werkt daarbij nauw samen met de bestuurssecretaris en speelt een belangrijke rol bij de voorbereiding en organisatie van bestuurlijke processen.
Daarnaast ondersteun je het managementteam bij de organisatie van het MT-overleg en help je bij de opvolging van afspraken. De ondersteuning van individuele MT-leden is lokaal binnen de betreffende werkmaatschappijen georganiseerd.

Je komt terecht in een dynamische bestuurlijke omgeving met korte lijnen en een open werksfeer. Omdat prioriteiten soms verschuiven, ben jij degene die rust, overzicht en structuur brengt.

Wat ga je doen

•    Je verzorgt proactief agendabeheer voor bestuurder en directeur en zorgt voor een logische en efficiënte planning.
•    Je denkt vooruit en signaleert op basis van e-mails en lopende trajecten welke afspraken of voorbereidingen nodig zijn.
•    Je plant tijd in voor voorbereiding van gesprekken, overleggen en bijeenkomsten.
•    Je organiseert samen met de bestuurssecretaris bestuurlijke overleggen en bijeenkomsten.
•    Je stelt agenda’s en actielijsten op en zorgt ervoor dat vergaderstukken tijdig beschikbaar zijn.
•    Je bewaakt de opvolging van afspraken en ondersteunt bij administratieve en organisatorische processen rond besluitvorming. Bij sommige overleggen verzorg je de verslaglegging of notuleer je waar nodig.
•    Je verwerkt documenten en correspondentie en zorgt voor zorgvuldige registratie, dossiervorming en archivering van bestuurlijke stukken en andere formele documenten.
•    Je zorgt voor een overzichtelijke en goed toegankelijke document- en besluitadministratie.
•    Je signaleert waar processen slimmer of beter kunnen en denkt mee over verbeteringen.

Wie zoeken wij

Je bent iemand die energie krijgt van organiseren en regelen. Je werkt zorgvuldig, denkt vooruit en houdt overzicht, ook wanneer er veel tegelijk speelt. Je bent toegankelijk, opgewekt en werkt graag samen.

Daarnaast heb je:
•    Een afgeronde MBO-4 opleiding met HBO werk- en denkniveau, of een HBO-opleiding in een relevante richting.
•    Een opleiding tot managementassistent, directiesecretaresse of vergelijkbaar.
•    Ervaring in een ondersteunende functie, bij voorkeur in een bestuurlijke omgeving.
•    Goede vaardigheden in Office365 (Outlook, Word en Excel).
•    Ervaring met iBabs en het werken met digitale vergaderstukken in een bestuurlijke omgeving is een pré.
•    Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.

Wat bieden wij

Werken bij Participe betekent werken in een organisatie die midden in de samenleving staat, waar je met jouw werk echt verschil maakt. In deze zelfstandige functie krijg je veel ruimte en vertrouwen om jouw talent voor organiseren en structureren in te zetten. Je werkt samen met betrokken collega’s in een veelzijdige setting, met volop aandacht voor samenwerking, ontwikkeling en werk dat ertoe doet.

Daarnaast bieden wij:
•    Een salaris conform de cao Sociaal Werk in schaal 7 (max. € 4.733,- obv 36 uur). 
•    Een Individueel Keuze Budget van 17,07%.
•    Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband.
•    Een laptop en mobiele telefoon.
•    Ruimte voor persoonlijke en professionele ontwikkeling.

Interesse?

Herken jij jezelf in dit profiel? Dan maken we graag kennis met je. Stuur je cv en motivatiebrief onder vermelding van vacaturenummer 202611 aan werving@participe.nu

Heb je nog vragen over deze vacature? Neem dan contact op met Anne Makenbach, interim bestuurssecretaris op telefoonnummer: 06-44993373.

Procedure:
De eerste gespreksronde zal plaatsvinden op dinsdag 21 april tussen 11:00-17:00.
De tweede gespreksronde zal op donderdag 23 april plaatsvinden tussen 11:00-13:30.

Voor alle functies binnen Participe is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. De daarvoor gemaakte kosten worden vergoed.

Het opvragen van referenties maakt onderdeel uit van de werving- en selectieprocedure. 

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.